第44封信 写好商业信函（第1页）

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第44封信写好商业信函

如何写好商业信函？最重要的是要清楚、明晰，力争做到即使是世界上最糊涂的人来读，也能明白信中要说的问题，绝不可以让人看了一遍之后竟不知所云。其次，商业书信最好是行文工整、语句流畅，注意句中的每一个细节。另外，在商业信函写好之后，一定要站在第三者的立场上反复研读每一个段落、每一句话，反复琢磨意思是否清楚明了，有没有让人产生误解的地方……

亲爱的孩子：

我想和你谈谈如何写好商业信函。

对于商业信函来说，最重要的是要清楚、明晰，力争做到即使是世界上最糊涂的人来读，也能明白信中要说的问题，绝不可以让人看了一遍之后竟不知所云。对于商业信函来说，没有什么比“明确”更重要的了。此外，书写正确、格调优雅也是必要的。

商业书信最好是行文工整、语句流畅，注意句中的每一个细节。不宜过多地使用我们在私人信件中常用到的喜悦之词、隐喻、比喻、对照法、警句等，那样只会让人啼笑皆非、异常诧异。

就像正式的晚礼服，饰品过多，穿着过于烦琐，都不恰当。在商业书信中，不论文字还是文体，如果修饰得过多就会带来相反的作用，简洁、高雅，让人觉得有威严，就是最好的。

在商业信函写好之后，一定要站在第三者的立场上反复研读每一个段落、每一句话，反复琢磨意思是否清楚明了，有没有让人产生误解的地方。

在商业书信中，代名词的使用一定要谨慎，一定要明确指出“×××先生”“×××事件”等。如果过多地使用“这个”“那个”或“当事人”等代名词或指示代名词，很容易指代不明，导致混乱。

在商业书信中还有一点很重要，即语气要恭谨。特别是驻海外的官员写信回国，收信人通常都是自己的上司、支持者和被支持者等重要人物，就更应该注意信中的礼节问题了。

除此之外，还有一些小细节最好也别疏忽了，如信纸的折法、信封的封法、署名等。这些都可以体现出一个人的人格，都可能给人留下良好或者恶劣的印象。

商业书信不宜太长也不宜太短，意思明了是最重要的。如因修饰过多而产生错误，只会招来取笑，我们对这一点应给予特别关注。

我一直不明白你为什么会把字写得那么潦草，一个四肢和视力都健全的正常人，如果用心，应该可以写出整齐美观的文字吧？孩子，你现在最要紧的事就是养成认真书写的习惯，争取把字写得漂亮一些。

对于写作方面的其他技巧，我并不想像写作范本一样，一字一句地叮咛教导你。但是，你马上就要步入社会成为一个社会人了，你必须尽早学会各种商用书信的写作方法、原则与技巧。

以上各点希望你能通过实践确实地把握住。

再见！

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